Allround administratieve support in een bruisende en geëngageerde kleine, maar impactvolle, organisatie – Gent. 

Ben jij de allround administratieve support en ‘ik regel dit wel’-persoon’ die we zoeken bij Solid? Werk je graag in een internationale omgeving met een gemotiveerd en enthousiast team?

Kan jij ook rust brengen op de werkvloer en orde in een chaos scheppen wanneer nodig?

Dan ben jij de geknipte persoon die we zoeken bij Solid.

 Wat doen we bij Solid? Wel,

-        wij managen sociale handwerkbedrijven in Peru, India en Kenya

-        wij trainen vaardigheden, van jongeren en vrouwen

-         we strijden volop tegen gender-gerelateerd geweld, en dit met focus op de meisjes, vrouwen en families

 Als ‘allround support’ zal jij voor het hele team werken.

 Je hebt het goed begrepen, meerdere collega’s doen verschillende taken, want zo een groot team zijn we niet. Gelukkig kunnen we ook op de steun rekenen van een aantal geëngageerde vrijwilligers, die jij ook zal ondersteunen.

 Heb je er zin in? Wil je dit gemotiveerde team ondersteunen, versterken en echt sociale impact realiseren? Lees dan snel verder wat jouw taken worden:

 All round administratieve support en ondersteuning

 -        Bestellingen & logistiek

o   Bestellingen voor B2B en B2C voorbereiden en klaarmaken voor verzending, alleen of samen met geëngageerde vrijwilligers: orderpicking,  het bijhorende communicatiemateriaal toevoegen, netjes inpakken, pakbon maken, dozen afsluiten

o   Uitgaande verzendingen organiseren en opvolgen. (zowel binnenlandse als buitenlandse): aanmaken van post labels – koerier labels, offertes opvragen,  praktische communicatie hieromtrent met klant

o   Inkomende zendingen organiseren en opvolgen (veelal uit Kenya, India en Peru)

o   Bij retourzendingen items controleren op kwaliteit en de nodige administratie doen

o   Aanwezig zijn om de leveringen te ontvangen / uit te sturen,

o   Langs postkantoor gaan en afhaal-/leverpunten om bestellingen op te halen – af te zetten.

o   Alle administratie omtrent bestellingen en zendingen in het ERP pakket bijhouden; aanmaak klantenfiches, salesorders, purchase orders, facturen, creditnota, pakbonnen, stocklijsten,…

o   Zorgen dat er ten allen tijde voldoende materiaal is voor de logistiek: dozen, tape, inpakmateriaal en andere benodigdheden

o   Stockruimte overzichtelijk en efficiënt beheren

-        Office management

 o   Efficiënt beheer van kantoormateriaal,

o   Voorraad aan communicatiematerialen, zoals brochures, labels, POS materiaal etc opvolgen, bestellen,

o   Zorgen dat het kantoor – zowel showroom, als bureaugedeelte, als vergaderruimtes, …- er altijd piekfijn en aantrekkelijk bij liggen, proper aanrecht, …

o   Poetsvrouw aansturen,

o   Zorgen voor de plantjes

o   Afvalmanagement

o   Organiseren van herstellingen of andere technische thema’s die met het gebouw te maken hebben

-        All round ondersteuning

o   1e praktische aanspreekpunt op kantoor, dus met de 1e telefonische opvolging en beantwoorden van vragen …

o   Contacten met drukker opvolgen: bvb naamkaartjes bijbestellen, …

o   Occasioneel opbouwen van vb. pop up – hetzij op locatie hetzij in Gent - , …

o   Ondersteuning sales team door vb. opzoeken contacten van retailers en alle benodigde informatie en op juiste manier in het crm systeem inbrengen alsook voor perscontacten, .. of door nuttige contacten op te bellen in de zoektocht naar en uitwerking van een goed pop up event, …

Eigenschappen

-        Wil handen uit de mouwen steken

-        Efficiënt

-        Logistieke kennis en ervaring is een plus

-        Goede kennis en praktisch gebruik (lezen en schrijven) van Engelse taal, andere talenkennis zoals Frans, Spaans en Duits zijn een plus.

-        Nauwgezet

-        Stressbestending

-        Teamplayer

-        Proactief van aard, komt zelf met voorstellen tot verbeteringen

-        Rustige baken in een enthousiaste en wervelende omgeving

-        Kan goed om met een veelheid aan taken

-        Goede kennis MS office

Tewerkstelling

-        In Gent; op wandelafstand van station Gent Sint Pieters, richting De Sterre

-        4 halve dagen (binnen een 38 uren werk week, 16 uren dus voor deze functie). Voormiddag: Maandag – dinsdag – donderdag – vrijdag.

-        je bent zoveel als mogelijk effectief aanwezig op de werkplek.

Wat bieden wij ?

-        Een fijne en gedreven omgeving met een enthousiast team dat voluit voor de missie gaat

-        Een tewerkstelling binnen het paritair comité 329.012,

-        Voor een tewerkstelling van 16 uren per week, iedere voormiddag ma-di-do-vr.

Maandelijks een brutosalaris volgens de barema’s van deze sector; binnen B1C ‘'Socio-cultureel medewerker met inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de functie’

-        Maaltijdcheques 7 € (werknemersbijdrage 1.09€/stuk, werkgeversbijdrage 5,91€/stuk)

-        Eco-cheques volgens wettelijke standaard en opgebouwde rechten

-        Dubbel vakantiegeld / 13e maand volgens wettelijke standaard en opgebouwde rechten

-        Fietsvergoeding en / of openbaar vervoer vergoeding naar de wettelijke standaard

-        Hospitalisatieverzekering DKV en ook voor gezinsleden mits vergoeding.  

-        20 wettelijke verlofdagen pro rata tewerkstelling en opgebouwde rechten in het vakantiedienstjaar

-        Onkosten gemaakt in het kader van het werk worden maandelijkse terugbetaald via de loonbon.

Solliciteren 

Stuur je cv en motivatiebrief voor 14 oktober 2022 naar inge@solidinternational.be met vermelding van ‘all round support’